Validierungsstelle für Bekannte Versender
Corposec – in enger Zusammenarbeit mit Dietz Consulting – wurde im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung vom Bundesministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie, Mobilität, Innovation und Technologie beauftragt als einzige österreichische Validierungsstelle für Luftfrachtsendungen zu fungieren. Wir freuen uns sie mit unserem einzigartigen Knowhow im Bereich des Qualitätsaudit sowie jahrzehntelanger Erfahrung im Security-Bereich auf ihrem Weg durch den Validierungsprozess zum „Bekannten Versender“ zu begleiten.
Elad Gadot
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Team
Rechtliche Grundlagen
Hintergrund für die Beauftragung als unabhängige Validierungsstelle sind in Österreich die EU-Verordnungen 300/2008 in Verbindung mit 185/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates, wonach eine unabhängige Validierungsstelle zur Anerkennung bekannter Versender durch die zuständige Behörde eingerichtet werden kann. Die bekannten Versender, die durch die unabhängige Validierungsstelle überprüft werden, behalten ihren Status für jeweils 5 Jahre nach erstmaliger Zulassung. Nach dem Eintrag in die EU-Datenbank durch die Firma Corposec respektive Dietz Consulting kann das validierte Unternehmen in allen EU-Ländern Luftfrachtsendungen als „Bekannter Versender“ sicher, das bedeutet ohne weiteres Screening, aufgeben. Zu validieren ist jeder Betriebsstandort in Österreich.
Was spricht für eine Zulassung als bekannter Versender?
Durch die Kontrolle von unsicherer Luftfracht oder Luftpostsendungen können sich für das versendende Unternehmen folgende Probleme ergeben:
- Kosten: Für das Kontrollieren von Fracht werden je nach Standort und Nachfrage unterschiedlich hohe Kosten in Rechnung gestellt.
- Zeit: Die Kontrollen nehmen Zeit in Anspruch. Bei kurzfristigen Lieferungen kann dadurch ggf. der Flug verpasst werden und/oder es können weitere Kosten entstehen.
- Qualität: Das Ent-, Ver- oder Umpacken der Luftfracht/-post nach der Kontrolle durch eine Kontrollkraft entspricht mitunter nicht den Qualitätsvorgaben für die Verpackung des Versenders bzw. des Empfängers (Kunden).
- Verfügbare Kontrolltechnik: Nicht jede Luftfracht/-postsendung kann uneingeschränkt oder ohne eine Öffnung der Verpackung „sicher“ gemacht werden. Ausschlussfaktoren können unter anderem die Größe oder das Gewicht bzw. die Materialdicke, -dichte oder Strahlungsempfindlichkeit sein. Jedes Unternehmen sollte deshalb prüfen, ob geeignete Kontrolltechnik verfügbar ist.
Validierungsprozess
Die Validierung „Bekannter Versender“ hat zum Ziel, eine Sicherheitskette vom Produzenten bis zur Airline sicherzustellen. Deshalb gilt: Luftfrachtsendungen von einem „Bekannter Versender“, welche den vorgeschriebenen Sicherheitsmaßnahmen unterzogen und durch reglementierte Beauftragte befördert wurden und am Flughafen bei der Fluggesellschaft, respektive deren Handling Agent, angeliefert werden, erfüllen alle notwendigen Bedingungen der Sicherheitsbestimmungen. Der Vorteil: diese Luftfrachtsendungen müssen keinen systematischen zusätzliche Sicherheitskontrolle (Screening) unterzogen werden. Durch die Validierung sollen im Wesentlichen folgende Punkte sichergestellt werden:
- Schutz der Luftfracht vor unbefugtem Zugriff
- Einsatz von überprüftem, besonders geschultem Personal
- Sicherung der Verpackungen gegen Manipulation und Zugriff
- Sendungsbezogene Sicherheitserklärung
- Sicherstellung der Sicherheitsanforderungen für die gesamte Transportkette
Ablauf der Validierung – 5 Jahre gültig
Nach der Anmeldung über das Formular bekommen sie innerhalb von drei Werktagen eine Anmeldebestätigung mit interner Registriernummer. Die Bearbeitungszeit auf Zulassung zum „Bekannten Versender“ beträgt insgesamt rund acht Wochen (abhängig von der Sicherheitsprüfung der Behörde).
- Anmeldung bei der unabhängigen Validierungsstelle
- Sicherheitsprüfung gem. § 55 SPG für Sicherheitsbeauftragte, ausgefülltes Formular an unabhängige Validierungsstelle schicken
- Anmeldung für die Schulung „Sicherheitsbeauftragter/Bekannter Versender“ bei der unabhängigen Validierungsstelle (Hinweis: nur möglich nach erfolgreicher Sicherheitsprüfung)
- Erfolgreiche Absolvierung der Schulung (Wissenstest)
- Schriftliche Ausarbeitung des Sicherheitsprogramms gemäß den Leitlinien des „Bekannten Versenders“
- Einreichung des Sicherheitsprogramms bei der unabhängigen Validierungsstelle zur formellen Prüfung
- Umsetzung der Maßnahmen aus dem Sicherheitsprogramm
- Schulung der Mitarbeiter/innen des „Bekannten Versenders“, soweit notwendig
- Terminvereinbarung mit der unabhängigen Validierungsstelle für die Vorort-Validierung
- Validierung durch unabhängige Validierungsstelle und entsprechende Information an den Antragsteiler (positiv oder negativ) gemäß der Checkliste
- Positive Validierung – Eintragung als „Bekannter Versender“ in die EU-Datenbank durch die unabhängige Validierungsstelle
Negative Validierung:
- Begründung durch die unabhängige Validierungsstelle und Festlegung der notwendigen Maßnahmen
- Umsetzung der festgelegten Maßnahmen
- Terminvereinbarung mit der unabhängigen Validierungsstelle für die Wiederholungs-validierung
- Positive Wiederholungsvalidierung – Eintragung als „Bekannter Versender“ in die EU-Datenbank durch die unabhängige Validierungsstelle
Die Validierung ist 5 Jahre gültig. Danach erfolgt eine Folgevalidierung, die wieder den Status als „Bekannter Versender“ für 5 Jahre garantiert.
Schulungen
Der nächster Schulungstermin für Sicherheitsbeauftragte oder Ausbilderinnen/Ausbildner für bekannte Versender wird – sobald fixiert – hier bekannt gegeben.
Wichtige Dokumente
In diesem Bereich sind wichtige Formulare abrufbar.
Transporteurserklärung Anlage 6-E gemäß EU-VO 2015/1998 – Deutsch (PDF, 756 KB)
Transporteurserklärung Anlage 6-E gemäß EU-VO 2015/1998 – Englisch (PDF, 754 KB)
Genehmigte Unternehmen
Die Abfrage nach dem aktuellen Status eines Unternehmens als bekannter Versender sind bei Bedarf von den zugangsberechtigten Personen in der Datenbank der Union zur Sicherheit der Lieferkette von den reglementierten Beauftragten und bekannten Versendern vorzunehmen.
Interne Qualitätskontrolle
Bekannte Versender haben gemäß Artikel 14 der Verordnung (EU) 300/2008 eine interne Qualitätskontrolle durchzuführen. Ein Vorschlag für eine Checkliste wurde vom Bundesministerium, Abteilung L 3 ausgearbeitet:
Kontaktdaten
Für weitere Fragen stehen wir ihnen gerne zur Verfügung.
Elad Gadot